Gdy pracodawca dostaje list, że twój numer Social Security się nie zgadza

Tej wiosny Administracja Social Security zaczęła rozsyłać listy do pracodawców, którzy zgłaszają dane płacowe pracowników nie pokrywające się z kartotekami SSA. Listy te, zwane Employer Correction Requests, a popularnie – “no-match letters”, słane były od 1993 roku, ale zaprzestane w roku  za administracji Obamy w roku 2012. Teraz, po siedmiu latach, powróciły, siejąc strach wśród pracowników-imigrantów. Oto, co powinieneś na ten temat wiedzieć.

Co się dzieje?

Pracodawca śle informacje o tobie i twoich zarobkach do Urzędu Social Security (SSA) na drukach W2 i innych. Jeżeli twoje dane: imię, nazwisko i numer Social Security, przesyłane przez pracodawcę, nie pokrywają się z informacjami w bazie danych SSA, urząd Social Security śle pracodawcy tzw. no-match letter (albo mismatch letter). Jego wzór można znaleźć na internecie.

Najczęściej dane w kartotekach SSA nie zgadzają się z powodów błędów w pisowni, zmiany nazwisk przez kobiety, kradzieży tożsamości, a także w przypadkach nielegalnych imigrantów pracujących na fałszywe lub cudze numery Social Security albo numery podatkowe (ITIN).

Jeżeli twój pracodawca otrzymał „no-match letter” na twój temat, i jeżeli masz legalny status imigracyjny uprawniający cię do pracy, to nie masz się czym martwić. SSA rozsyła rocznie ponad sto tysięcy takich listów. Jeżeli jednak dałeś pracodawcy „lewy” numer Social Security albo numer podatkowy (Individual Taxpayer Identification Numer), to jesteś w kłopocie. Oto, co mówią przepisy.

Co się zmieniło

Jak było kiedyś: Administracja SSA słala listy od lat, ale z niewielkim skutkiem. Niektórzy pracodawcy lekceważyli te listy, inni dawali je pracownikowi. Ten przynosił jakąś kartę Social Security czy dokumenty identyfikacyjne, więc pracodawca odpisywał do SSA, że wszystko się zgadza. Przez rok był spokój, po czym przychodził kolejny list tej samej treści i gra w kotka i myszkę zaczynała się od nowa.

Jak jest teraz: Pracodawca musi przedsięwziąć pewne kroki, nie być winnym świadomego zatrudniania nielegalnego imigranta. Jeżeli pracodawca miał „domniemaną znajomość” (constructive knowledge) tego, że zatrudnia pracownika bez prawa do pracy, naraża się na dotkliwe grzywny. Wskutek nacisków organizacji chroniących praw imigrantów, od 2019 roku no-match letters są inne. Nie podają bowiem nazwisk pracowników, których dane się nie zgadzają, tylko ich liczbę. Pracodawca dostaje instrukcje, że musi uzyskać poroblematyczne nazwiska z systemu zwanego SSA’s Business Services Online (“BSO”). Zarejestrowanie się tam jest kłopotliwe i zajmuje co najmniej 2 tygodnie.

Obowiązki pracodawcy

Po otrzymaniu nomatch letter pracodawca musi poznać nazwiska pracowników oraz sprawdzić ich kartotekę, czy nie nastąpił błąd w pisowni nazwiska czy numeru Social Security pracownika w komunikacji z SSA czy DHS. Jeżeli powstał błąd, to trzeba go naprawić, poinformować rządową agencję i sprawdzić, czy dane w kartotekach tej agencji się zgadzają. Pracodawca musi zanotować sposób naniesienia korekty i datę.

Jeżeli pracodawca nie znajdzie błędu u siebie, to musi poprosić pracownika o weryfikację jego danych. Gdy pracownik dostarczy poprawionych informacji, pracodawca poprawia dwoje kartoteki i informuje urząd. Jeżeli pracownik potwierdzi prawdziwość danych posiadanych przez pracodawcę, to pracodawca musi poprosić pracownika, by sam rozwikłał sprawę z SSA czy DHS. Termin wynosi 120 dni od daty wpłynięcia „nomatch letter”. Sprawa będzie uznana za zamkniętą dopiero wtedy, gdy pracodawca dostanie od SSA czy DHS potwierdzenie, że nazwisko i dane pracownika zgadzają się z kartotekami tych urzędów.

Jeżeli dochodzenie wykazało, że pracodawca nie może potwierdzić prawa do pracy ani tożsamości pracownika, ma on do wyboru: zwolnić pracownika albo złamać prawo imigracyjne, za co grozi mu dotkliwa grzywna.

Więcej przeczytać można w intrukcjach przygotowanych przez SSA: https://www.ssa.gov/employer/notices/EDCOR.pdf.

Czy pracodawca może zwolnić pracownika po otrzymaniu listu z SSA?

Listy “no-match” nie sugerują, że pracownik lub pracodawca celowo podał błędne dane lub że pracownik nie ma pozwolenia na pracę. Może być wiele przyczyn rozbieżności danych.

Zakład może pracownika zwolnić w każdej chwili, jeżeli stwierdzi, że on nie ma prawa do pracy albo pracownik się sam do tego przyzna. Jednak prawnicy przestrzegają, by zakłady nie zwalniały pochopnie pracowników, bo moga narazić się na pozwy sądowe za dyskryminację ze względu na pochodzenie czy rasę.

Faktem jest, że pracodawcy nie wolno zatrudniać pracownika, gdy wie, że nie ma on prawa do pracy w Stanach Zjednoczonych, innymi slowy, ma „domniemaną wiedzę” (constructive knowledge) o nielegalności pracownika. Z drugiej strony, pracodawca nie ma obowiązku prowadzić dochodzeń.

Wniosek: Gdy pracodawca zrobi, co do niego należy, nie będzie pociągany do odpowiedzialności. Ponadto, prawo nigdzie nie nakazuje denuncjacji nielegalnego pracownika do urzędu imigracyjnego, ani nawet tego nie sugeruje.

W tych okolicznościach staje się jasne, że mogą wyjść z ukrycia osoby pracujące ciągle na „kupiony” numer, mimo że zalegalizowały swój status. Ani SSA ani DHS nie mają nic przeciw temu, że kwestionowany numer Social Security będzie zastąpiony legalnym, jeżeli pracownik przedłoży ważne dokumenty poświadczające prawo do pracy.

Informacje dotyczące listów “no-match” ciągle się zmieniają. Aby sprawdzić bieżące informacje odwiedź stronę internetową National Immigration Law Center www.nilc.org. Twoje prawa jako pracownika w stanie Illinois wyjaśnia broszura “Prawa pracownicze” wydana przez Arise Chicago, https://www.stpascal.org/serve/documents/workersmanualpolish.pdf.

Elżbieta Baumgartner