Jeżeli potrzebujesz posłać do Polski jakiś dokument poświadczony notarialnie, dokumenty sądowe czy administracyjne, to pamiętaj, że nie musisz się z nimi udawać do Konsulatu po autoryzację. Przepisy się zmieniły od 2005 roku.
Z dniem 14 sierpnia 2005 roku Rzeczpospolita Polska przystąpiła do miedzynarodowej konwencji (sporządzonej w Hadze 5 października 1961 roku), znoszącej obowiązek legalizacji dokumentów urzędowych przez przedstawicieli dyplomatycznych i urzędników konsularnych. Stronami tej konwencji jest obecnie 86 państw, w tym prawie wszystkie państwa Unii Europejskiej oraz, m. in. Stany Zjednoczone, Rosja i Izrael.
Poczynając zatem od 14 sierpnia 2005 roku polskie urzędy konsularne, w tym Konsulat Generalny RP w Nowym Jorku, nie przyjmują do legalizacji:
- dokumentów sądowych (np. akty rozwodowe, adopcyjne, wyroki sądowe)
- dokumentów administracyjnych (np. Akty urodzenia, akty małżeństwa)
- dokumentów poświadczonych notarialnie
- urzędowych zaświadczeń numieszczanych na dokumentach prywatnych.
Dokumenty amerykańskie, o jakich mowa wyżej, są respektowane w Polsce na podstawie poświadczenia (zwanego w tekście konwencji “apostille”).
Apostil (apostille) (z franc. apostille) – poświadczenie dokumentu sporządzonego w jednym państwie (np. aktu notarialnego, tłumaczenia przysięgłego lub odpisu aktu stanu cywilnego) umożliwiające legalne użycie go w innym państwie. Poświadczenie to wydawane jest przez właściwy organ państwa, z którego dokument pochodzi. Poświadczenie to może uzyskać notariusz, który notaryzuje dany dokument, w uprawnionym urzędzie stanowym. Są to odpowiednio:
- dla stanu New York: Department of State, Miscellaneous State Records Bureau, 41 State Str., Albany, NY 12231, tel. oraz Department of State, Certification Unit, 123 William Str. 19th Floor, New York, NY 10038, tel. ;http://www.dos.state.ny.us/corp/msrfaq.html
- dla stanu New Jersey: Department of the Treasury, New Jersey Division of Revenue, PO Box 452, Trenton, NJ 08625-1001, tel. ; http://wwwstate.nj.us/treasury/revenue
- dla stanu Pennsylvania: Department of State, Bureau of Commissions, Elections and Legislation, Room 210, North Office Building, Harrisburg, PA 17120, tel. ;http://www.dos.state.pa.us/bcel/site/default.asp
- dla stanu Ohio: Secretary of State, 180 East Broad Str., Columbus, Ohio 43125, tel. ;http://www.serform2.sos.state.oh.us/sos/extra/direct.htm
- dla stanu Delaware: Secretary of State, Division of Corporations, 401 Federal Str., Suite 4, Dover, DE 19901, tel. ; http://www.state.de.us/corp/default.html
- dla stanu Connecticut: Authentication, Secretary of State, 30 Trinity Str.,Hartford, CT 06106, tel. ; http://www.sots.state.ct.us/recordslegislativeservices/authen.html
- dla stanu Massachusets: Secretary of the Commonwealth, Public Records Division, Commissions Section, Room 1719, McCormack Building, One Ashburton Place, Boston, MA 02108, tel. ; http://www.state.ma.us/sec/pre/precom/comidx.htm
- dla stanu Rhode Island: Office of the Secretary of State, Notary Division, 100 North Main Str., Providence, RI 02903, tel. ; http://www.corps.state.ri.us/notaries/notaries.htm
- dla stanu New Hampshire: Office of the Secretary of State, Election Division, Administration Office, State House, Room 204, 107 North Main Str., Concord, NH 03301, tel. 603-271-3242/3; http://www.state.nh.us/sos/certifc.htm
- dla stanu Vermont: Secretary of State, 26 Terrace Str., Montpelier, VT 05609-2308, tel. ;http://www.sec.state.vt.us
- dla stanu Maine: Secretary of State – CEC, Bureau of Corporations, Elections and Commissions, 101 State House Station, Augusta, ME 04333-0101, tel. ;http://www.state.me.us/sos/cec/rcn/notary/authapos.htm
Informacje dla innych stanów podaje witryna Departamentu Stanuhttp://travel.state.gov/about/info/customer/customer_312.html
W poszczególnych stanach są odmienne, różniące się od siebie procedury I wymagania związane z wydawaniem, poświadczeń (apostilles). W związku z tym Konsulat rekomenduje Państwu zwracać się z pytaniami do wyżej wymienionych agend stanowych, aby uniknąć błędów I nie narażać się na stratę czasu.
Jednocześnie Konsulat Generalny RP w Nowym Jorku informuje, że w dalszym ciągu wykonywane są poświadczenie podpisu, weryfikacje tłumaczeń, poświadczenia fotokopii z oryginałem. W razie jakichkolwiek pytań prosimy o telefoniczny kontakt z działem prawnym Konsulatu pod numerem lub zapoznanie się z rozszerzoną informacją znajdującą się na stronie internetowej Konsulatu www.polandconsualteny.com
Dokumenty podpisane przez urzędników federalnych, np. urzędników konsularnych, notariuszy wojskowych czy zagranicznych konsuli (odpowiednio zarejestrowanych w Office of the Protocol), wymagają certyfikacji Apostille od US Department od State.. Więcej informacji w http://www.state.gov/m/a/auth/