Jak być dobrze zorganizowanym (II)

Tydzień temu pisałam, że warto podjąć noworoczne postanowienie, by być dobrze zorganizowanym. Dzięki dobrej organizacji mamy porządek w domu, oszczędzamy czas, nerwy, a także pieniądze, bo nie przegapimy terminów płacenia rachunków.

Test dla ciebie

balaganIle czasu zajmuje ci zapłacenie rachunku? Znalezienie długopisu, książeczki czekowej, rachunku, zrobienie miejsca na stole, a następnie odszukanie znaczka pocztowego? Idealnym wynikiem powinno być zero sekund. Tak jest. Nie powinieneś szukać, lecz mieć te rzeczy pod ręką, w jednym miejscu. Jeśli w twoim przypadku jest inaczej i znalezienie czegokolwiek wymaga przekopania się przez sterty papierów i gratów rozsianych po całym domu, ten artykuł jest dla ciebie.

Potrzebujesz biurko – miejsce dla siebie. Najlepiej, żeby było z szufladami na teczki do przechowywania posegregowanych dokumentów. Przyda się też podłączony do Internetu komputer – wszak to nie luksus ani zabawka, lecz narzędzie współczesnego człowieka i okno na świat. Następnie przejrzyj wszystkie papiery, wyrzuć te niepotrzebne, a potrzebne posegreguj w odpowiednich kategoriach.

Oto jakie dokumenty powinieneś trzymać i jak długo.

Dokumenty prawne i rodzinne

Szczególnie ważne są dokumenty będące prawnymi dyspozycjami: testament, upoważnienia (power of attorney), ostatnie dyspozycje dotyczące ochrony zdrowia (health care proxy albo living will), letters of instructions (nasze rozporządzenia dotyczące pochówku), dokumenty dotyczące trustów. Warto o nich przeczytać w książce pt. Testamenty i ostatnie dyspozycje.

Ważne są metryki urodzenia, akty ślubu, dokumenty rozwodowe, dyplomy szkolne. Trzymaj je w bezpiecznym miejscu, znanym innym członkom rodziny.

Dokumenty podatkowe

Większość dokumentów musi być przechowywanych ze względów podatkowych. Na wypadek, gdyby Urząd Podatkowy zaprosił cię na kontrolę, musisz mieć poświadczenie na wszystkie podatkowe odpisy i wysokości swoich zarobków. Teoretycznie, po trzech latach IRS nie ma prawa zajrzeć do twoich rozliczeń, chyba że podejrzewa oszustwo, wtedy może sięgnąć wstecz bez ograniczeń. Tak więc odcinki czeków z pracy i inne załączniki można po trzech latach wyrzucić (zatrzymując same formularze podatkowe dla własnej wiadomości), ale ja trzymam rozliczenia podatkowe ze wszystkich lat z dokumentacją w oddzielnych teczkach. Nie zajmują dużo miejsca.

Jakie papiery należy przechowywać ze względów podatkowych i jak długo, wyjaśnia broszura Urzędu Podatkowego numer 552 pod tytułem “Recordkeeping for Individuals”. Można ją otrzymać bezpłatnie, zadzwoniwszy pod numer 1-800-829-3676, czyli 1-800-TAX-FORM albo pobrać z Internet: www.irs.gov/pub/irs-pdf/p552.pdf.

Programy emerytalne

Dokumenty związane z programami emerytalnymi powinny być przechowywane aż do czasu ich likwidacji, czyli czasami całe życie. Trzeba zatrzymać wszystkie roczne raporty i dokumenty związane z transferami, szczególnie dotyczące wpłat nie będących ulgą podatkową (non-deductible IRA), by nie płacić od nich podatku podwójnie. Przez tę pracę papierkową mała non-deductible IRA bywa nie warta fatygi.

Zatrzymaj pieczołowicie list z Social Security Administration czy z ZUS przyznający ci emerytalne świadczenia. W niektórych sytuacjach bywają one potrzebne.

Dokumenty bankowe

Wiele osób przechowuje z nabożeństwem każdy skrawek papieru, jaki dostanie z banku. Niesłusznie.

Druczki potwierdzające wpłaty czy wypłaty (deposit, withdrawal slips) trzeba trzymać tak długo, aż transakcja ukaże się na miesięcznym raporcie (monthly statement). Gdy stwierdzimy, że pieniądze zostały wpłacone czy wybrane zgodnie z naszą instrukcją, druczki te można wyrzucić.

Nie ma potrzeby trzymania bankowych miesięcznych raportów dłużej niż rok, chyba że są potrzebne do podatkowych rozliczeń.

Zrealizowane czeki (cancelled checks), które mają implikacje podatkowe, trzymać trzeba razem z podatkowymi rozliczeniami, czyli trzy lata, gdyż tylko tyle wstecz Urząd Podatkowy może sprawdzić nasze rozliczenia.

Dom i wyposażenie

Pewne dokumenty dotyczące domu (czy mieszkania własnościowego) powinny być trzymane całe życie. Są to: tytuł i akt własności, umowa kupna-sprzedaży, umowa pożyczki hipotecznej. Najczęściej przeoczone są rachunki za remonty domów (capital improvements), niezbędne do pomniejszenia zysków po sprzedaży domu (capital gain taxes).

Należy przechowywać rachunki za kosztowne przedmioty, jak futra, biżuterię, sprzęt elektroniczny, meble, by w razie straty móc udowodnić ich wartość firmie ubezpieczeniowej, jeżeli twoja polisa również pokrywa wyposażenie domu.

W jednej teczce trzymaj gwarancje i paragony za kupiony sprzęt elektroniczny czy gospodarstwa domowego, a także instrukcje. Przydadzą się często.

Fundusze powiernicze, akcje

Raporty funduszy zbiorowych i maklerów pokazują wszystkie transakcje od początku roku. Dlatego też wystarczy zachować raport z końca grudnia. Należy natomiast zachować wszystkie potwierdzenia egzekucji transakcji kupna/sprzedaży papierów wartościowych (confirmation slips), raporty ukazujące reinwestowanie dywidend i wszystko to, co dokumentuje, ile zapłaciłeś za dane papiery wartościowe. Dokumenty te trzeba trzymać co najmniej trzy lata po ich sprzedaży i zadeklarowaniu kapitałowych zysków lub strat.

Warto prowadzić rejestr wpłat i wypłat z kont inwestycyjnych, by znać ich rentowność.

Polisy ubezpieczeniowe

Trzymaj wszystkie polisy i dowody płatności. Zachowuj też wszelką dokumentację świadczącą o wartości ubezpieczanych przedmiotów majątkowych. Natomiast rachunki za polisy wyrzucaj gdy tylko twoja płatność pojawi się na bankowym wyciągu. Pokwitowaniem zapłacenia składki jest twój zrealizowany czek.

Uwaga: Twoja rodzina musi wiedzieć jakie masz polisy i gdzie się znajdują. Co po twoim ubezpieczeniu na życie, jeżeli po twojej śmierci nikt o nim nie będzie wiedzieć.

Informacja o doradcach

Zrób listę profesjonalistów, z którymi współpracujesz dla dobra Twojej rodziny, której być może przyjdzie kiedyś przejąć prowadzenie spraw finansowych. Załącz nazwiska i numery telefonów następujących osób:

  • Prawnik, szczególnie jeśli trzymasz u niego swój testament, albo aktualnie prowadzi on jakieś twoje sprawy.
  • Księgowy. Może on być potrzebny w przyszłości, by odtworzyć kopie rozliczeń podatkowych z minionych lat.
  • Makler, u którego masz konto (brokerage account).
  • Agent ubezpieczeniowy, u którego wykupiłeś polisy. Rodzina musi wiedzieć, do kogo zwrócić się w razie wypadku, pożaru czy śmierci.
  • Ktoś w dziale kadrowym zakładu pracy, gdzie pracujesz lub pracowałeś.
  • Doradca finansowy. Jeśli takiego nie masz, a ufasz Poradnikowi Sukces, to wpisz na tej liście numer jego redakcji, na wypadek, gdyby bezradna rodzina miała jakieś pytania.

Rachunki za prąd, gaz, telefon

Ich można pozbyć się najszybciej. Gdy zobaczymy na kolejnym rachunku wpłynięcie naszej płatności, możemy rachunek wyrzucić. Większość ludzi trzyma rachunki w nieskończoność. Niepotrzebnie. Z całą pewnością po roku można pozbyć się tej makulatury przy okazji noworocznych porządków. Pamiętajmy, że w razie potrzeby, nasza elektrownia, gazownia czy kompania telefoniczna może wydać raport z listą naszych płatności.

Jeżeli dom wynajmujesz lokatorom, a domowe świadczenia wliczasz w koszt utrzymania domu, to musisz rachunki przechowywać tak długo, jak wszystkie inne podatkowe dokumenty.

Inne kategorie

W swojej szafce załóż teczki na inne sprawy, stosownie to swoich potrzeb: szkoła dzieci, wyższa uczelnia, praca twoja, praca żony, zdrowie, hobby, listy itp.

Co wyrzucić

Nie ma potrzeby przechowywać ofert handlowych przychodzących z oficjalną korespondencją. Gdy np. kompania telefoniczna śle z rachunkiem propozycję założenia drugiej linii, a drugiej linii nie potrzebujesz, to wyrzuć ją natychmiast.

Nie jest potrzebna żadna korespondencja związana z prenumeratą czasopism. Twoim poświadczeniem opłaty jest zrealizowany czek.

Plagą naszych domów są stare gazety i magazyny. Jak jej zaradzić? Raz na jakiś czas przejrzeć je, wyciąć interesujące artykuły i włożyć do odpowiedniej teczki, a resztę wyrzucić (na makulaturę, a nie do śmieci!).

Uaktualniaj ważne papiery

Upewnij się, że twoje ważne dokumenty są aktualne. Przejrzyj testament, po każdym ważnym wydarzeniu w rodzinie: rozwodzie, ślubie, narodzinach dziecka. Upewnij się, że formularz Beneficiary Designation Form wypełniony w banku wyraża twoje aktualne życzenia – możesz je zmienić bez problemów w każdej chwili. Przejrzyj polisy ubezpieczeniowe, by upewnić się, że masz odpowiednią asekurację. Lista profesjonalistów (prawnik, księgowy, agent ubezpieczeniowy, lekarz itp.) powinna być uaktualniona.

Gdy już uporządkujesz swoje dokumenty, wznieś toast za Nowy Rok. Przy dobrej organizacji przedmiotów i czasu będzie on z pewnością bardziej produktywny od minionego, czego życzy wszystkim czytelnikom

Elżbieta Baumgartner