Noworoczne postanowienia: Bądź lepiej zorganizowany

Amerykanie zaczynają Nowy Rok od noworocznych postanowień (New Year resolutions). To użyteczny obyczaj, bo pozwala zastanowić się nad osiągnięciami ostatniego roku i poczynić plany na ten nadchodzący. Sugeruję, by przyswoić sobie tę tradycję i listę naszych noworocznych postanowień zacząć od decyzji, by być lepiej zorganizowanym.

Dlaczego warto być dobrze zorganizowanym

stacksofpapersSposób organizacji dokumentów większości z nas pozostawia dużo do życzenia. Nasze papiery piętrzą się na biurku i półkach, bywają rozrzucone bez większego sensu po domowych szufladach, wymieszane z gazetami, starą korespondencją. W niektórych domach co ważniejsze dokumenty lądują wśród ręczników, pod obrusem, czy za lustrem.

Bałagan w papierach nie tylko utrudnia życie, lecz może mieć bardzo poważne konsekwencje.

Przykład z życia: Mąż pani Marianny zmarł na atak serca pewnego popołudnia wracając z pracy do domu. Upadł na chodnik i już się nie podniósł. Był po czterdziestce, w sile wieku, nikt nie przewidywał jego odejścia. Do rozpaczy Marianny doszła wkrótce frustracja spowodowana bezradnością. Jej mąż zajmował się zawsze sprawami urzędowymi. On inwestował pieniądze, wykupywał ubezpieczenia, płacił rachunki, rozliczał podatki, podejmował decyzje. Nagle Marianna musiała sama podołać tym obowiązkom i to w najtrudniejszym okresie życia. Na początek musiała znaleźć polisy na życie męża, by ubiegać się o odszkodowanie. Ale nie wiedziała ile ich było i w jakich kompaniach asekuracyjnych. Nie miała też pojęcia, gdzie ulokowane były oszczędności rodziny. Parę tysięcy na koncie oszczędnościowym i czekowym nie wystarczały na pokrycie kosztów pogrzebu. Nadchodzące rozliczenie podatkowe było dla niej koszmarem. Mąż korzystał z usług maklera i specjalisty podatkowego, ale którego? Nie mając zupełnie orientacji w tych sprawach, nie wiedziała nawet, jak odtworzyć sprawy rodziny przy pomocy bezładnie rozsianych po domu papierów.

Wszyscy z nas, którzy bagatelizują kwestię organizacji dokumentów, narażają rodzinę na ewentualność takich właśnie kłopotów. Ponadto, dla nieporządnych podatkowe rozliczenie (a ściślej – skompletowanie potrzebnych załączników dokumentujących podatkowe ulgi) co roku jest koszmarem. Przez dobre przygotowanie podatkowych papierów średnio zamożna rodzina może zaoszczędzić paręset dolarów, bo specjalista podatkowy przygotuje podatkowy raport szybciej i taniej.

Przygotuj miejsce dla siebie

Pierwszym krokiem do dobrej organizacji jest stworzenie miejsca dla siebie. Każda głowa rodziny powinna mieć biurko – miejsce, gdzie wszystko jest pod ręką do płacenia rachunków, odpowiadania na korespondencję. Każda głowa rodziny powinna również mieć komputer, bo to nie jest już luksus ani fanaberia, lecz niezbędne każdemu narzędzie i okno na świat. Jeżeli dzieci mogą mieć komputery, to z pewnością ojciec czy matka.

Jeżeli twoje biurko nie ma głębokich szuflad na wieszanie teczek na papiery, to radzę zakup szafki na dokumenty – segregatora (file cabinet) – z dwiema szufladami, takiej, jakie bywają w biurach. Szafki te bywają również robione z atrakcyjnego drewna. W szufladach wiesza się teczki opatrzone etykietami i w ten sposób wszystkie nasze papiery mają swoje miejsce i łatwo jest cokolwiek znaleźć. Wybierz się do Staples czy Office Max a znajdziesz tam wszystko.

Gdzie zacząć

Drugim krokiem wyrzucenie niepotrzebnych papierów i posegregowanie tych potrzebnych.

Jeżeli nie jesteśmy zasypani makulaturą i wiemy, gdzie co znaleźć, to zawsze załatwimy swoje sprawy szybciej, nie przegapimy terminów płacenia rachunków i będziemy mieli lepszą kontrolę nad swoim życiem.

Dokumenty przechowuje się z kilku powodów:

  • by udokumentować wartość czy fakt posiadania pewnych przedmiotów majątkowych
  • by mieć dowód uiszczenia jakiejś opłaty czy dokonania transakcji,
  • do celów podatkowych oraz
  • z powodów sentymentalnych: listy, pamiątki, wycinki prasowe.

Dodać warto, że sporządzanie pewnych zestawień – np. lista kont bankowych lub profesjonalistów, z którymi współpracujemy –  ułatwi nam życie, a także dopomoże rodzinie przejąć prowadzenie spraw finansowych w razie naszej choroby lub śmierci.

Dokumenty prawne

Najważniejsze są dokumenty prawne (legal documents), które są dowodem na posiadanie pewnych przedmiotów majątkowych, oraz życiowych wydarzeń. Są to:

  • Dowody posiadania przedmiotów majątkowych: akty własności, dowody rejestracyjne itp.
  • Kopie Beneficiary Designation Forms – druków, na których wyznaczyłeś beneficjentów swoich kont bankowych, funduszy powierniczych, kont emerytalnych, polis ubezpieczeniowych.
  • Prawne dyspozycje: testament, upoważnienia (power of attorney), ostatnie dyspozycje dotyczące ochrony zdrowia (health care proxy albo living will), letters of instructions (nasze rozporządzenia dotyczące pochówku), dokumenty dotyczące trustów. O tych dokumentach warto przeczytać w książce pt. Testamenty i ostatnie dyspozycje.
  • Metryki urodzin, akty ślubu, dokumenty rozwodowe, dyplomy wyższych uczelni itp.

Prawne dokumenty powinny być trzymane w bezpiecznym miejscu, znanym innym członkom rodziny, by mieli do nich dostęp w razie potrzeby. Warto trzymać je w domowym sejfie albo w skrytce w banku. Wyjątkiem jest testament, którego nie należy trzymać w bankowej skrytce, bowiem po naszej śmierci skrytka zostanie zapieczętowana.

Warto też zrobić kopie tych dokumentów i przechowywać je gdzie indziej.

Nie wszystkie papiery są ważne. Warto wiedzieć, co trzymać i jak długo, ale o tym napiszę państwu w następnym tygodniu.

Szczęśliwego i produktywnego Nowego Roku życzy państwu

Elżbieta Baumgartner